W Unii Europejskiej podstawą prawną do ubiegania się o zwrot VAT zapłaconego w państwie członkowskim przez firmę z innego kraju Wspólnoty jest VIII dyrektywa Rady UE z 12 lutego 2008 r.
W przypadku dokonywania przez przedsiębiorcę zakupów (w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą) w innych krajach UE przysługuje prawo do skorzystania z procedury VAT-REF, czyli ubiegania się o zwrot podatku VAT naliczonego przy okazji zakupów za granicą.
Wydatki dające prawo zwrotu VAT:
• zakup paliwa,
• zakwaterowanie w hotelu,
• zakup sprzętu elektronicznego,
• naprawy samochodu oraz zakup części zamiennych,
• opłaty za przejazdy autostradami,
• opłaty parkingowe,
• zakup wyposażenia firmy.
• opłaty za udział w konferencjach, targach, czy szkoleniach,
Zwrot VAT nie jest natomiast możliwy w stosunku do zakupów artykułów spożywczych, napojów, papierosów oraz alkoholi.
Zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF nie jest dostępny dla wszystkich przedsiębiorców. Aby złożyć wniosek, przedsiębiorca musi jednocześnie spełnić szereg warunków:
• być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT (VAT-owiec) w Polsce,
• nie może posiadać siedziby w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
• poniósł wydatki związane z działalnością gospodarczą (nie mogą to być wydatki na prywatne cele),
• dokonywać sprzedaży opodatkowanej lub sprzedaży mieszanej w Polsce (nie może świadczyć jedynie czynności zwolnionych z podatku),
• nie może dokonywać sprzedaży towarów lub usług w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (z pewnymi wyjątkami w stosunku do usług transportowych oraz dostaw towarów i usług, w których obowiązuje mechanizm „odwrotnego obciążenia”).
• nie może być zarejestrowany do celów podatku VAT w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (dotyczy np. świadczących usługi przewozu osób w krajach UE),
Aby zwrot VAT był możliwy, zakupy dokonane w innym kraju UE muszą być potwierdzono prawidłowo wystawionymi fakturami, rachunkami lub paragonami.
Zwrot VAT można uzyskać składając wniosek VAT-REF. Składa się go do zagranicznego urzędu skarbowego za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.
Formularz VAT-REF można złożyć wyłącznie przez Internet za pomocą systemu e-Deklaracje. Do wniosku załącza się skany faktur lub innych dokumentów w formacie .zip. Całość komunikacji z urzędami skarbowymi przebiega drogą elektroniczną. Nie ma możliwości złożenia wniosku w wersji papierowej.
Wniosek o zwrot VAT-u można składać za okres nie dłuższy niż rok i nie krótszy niż kwartał. Od długości okresu zależą minimalne kwoty, o które można wnioskować. Jeśli zwrot ma dotyczyć okresu krótszego niż rok (np. kwartału), to minimalna kwota, o którą można się starać wynosi 400 euro. Jeśli zaś zwrot dotyczy całego roku podatkowego, to minimalna kwota spada wtedy do 50 euro.
Prowizja za przygotowanie wniosku VAT-REF
Koszt usługi to 5% zwrotu, przy zwrotach na podstawie faktur oraz 10% zwrotu, przy zwrotach na podstawie paragonów, nie mniej jednak niż 200 PLN netto za każdy kraj z którego zleceniodawca ubiega się o zwrot.
W większości państw Unii Europejskiej termin składania wniosków o zwrot VAT za rok ubiegły upływa 30 września.
Czas oczekiwania na zwrot VAT
Cztery miesiące od otrzymania wniosku. W przypadku prośby o dostarczenie dodatkowej dokumentacji bądź przedłożenia oryginałów celem weryfikacji termin może się wydłużyć do 6 miesięcy. W praktyce bardzo często z wybranych państw otrzymujemy decyzję do miesiąca.
Jak rozpocząć współpracę
W pierwszej kolejności prosimy o kontakt z nami.
Na podstawie danych firmy sporządzamy umowę oraz pełnomocnictwo upoważniające naszą firmę do wysyłania wniosków o zwrot podatku VAT do krajów Unii Europejskiej.
Pełnomocnictwo składają państwo w Urzędzie Skarbowym właściwym dla państwa firmy. Następnie ustalamy formę dostarczenia dokumentów (osobiście, poczta lub kurier).